In contact komen met klanten via mail

E-mail is een goede manier om contact te houden met jouw bestaande klanten, van leads betalende klanten te maken én nieuwe klanten te informeren over jouw producten en diensten.

In tegenstelling tot Sociale Media vallen mailings onder push-marketing. Je gaat mensen zelf en gericht benaderen. Je beslist zelf wie een bepaalde mail te zien krijgt. Op Sociale Media beslissen de algoritmes dit.

Een e-mail kan verschillende doelen hebben:

Maar vaak is het voor de ontvanger een extra keer dat ze jou zien en aan jou denken, waardoor ze sneller bij jou zullen uitkomen als ze datgene nodig hebben dat jij aanbiedt.

Denk voor je begint te mailen dus ook al eens na wat het doel is van jouw mail. Idealiter zou alles wat je maakt van content (of het nu voor sociale media, blogs, e-mail of webteksten is) moeten bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf en elkaar versterken.

Wat wil je bereiken met jouw content?

Mails sturen we vaak met een mailprogramma, zoals Outlook, Gmail of Yahoo. Deze mails zijn dan vaak persoonlijker. Je gaat naar een persoon sturen of een groepje personen die iets gemeenschappelijk hebben (bvb. collega's die samen aan iets werken, de vrijwilligers van het schoolfeest, de leden van vereniging abc, ...).

E-mails die met een e-mailprogramma gestuurd worden, komen minder vaak in de spam terecht, tenzij je meerdere mensen tegelijk gaat mailen (in bcc dan nog!) en of (te veel) externe links gaat gebruiken waardoor het verdacht wordt.

Dit maakt een mailprogramma voor e-mailmarketing of acquisitiemails minder geschikt. Hiervoor gebruik je best een e-mailmarketingtool.

E-mailmarketingtools zijn gemaakt om met veel mensen tegelijk contact te houden. Je kan jouw doelgroep heel eenvoudig en snel informeren over interessante weetjes en nieuwigheden. Ook is het geschikt om van bestaande klanten jouw trouwste fans te maken en van leads betalende klanten te maken.

Je kan ook veel meer met een e-mailmarketingprogramma. Jouw mails hebben een prachtige opmaak, je kan personaliseren, je kan automatiseren, je kan duidelijke actieknoppen toevoegen ...

Enorm waardevol zijn ook de statistieken van zo'n tool. Je weet heel duidelijk hoeveel personen de mail ontvangen heeft, wie jouw mail open geklikt heeft en wie niet én ook of er doorgeklikt is geweest naar bijvoorbeeld jouw webshop of bookingstool.

E-mailmarketingtools zijn in basis vaak gratis, maar wil je meer kunnen en gemakkelijker werken (plannen bijvoorbeeld) dan dien je hier een maandelijks bedrag voor te betalen.

De prijzen van deze tools verschillen nog al sterk en ze zijn niet zo gemakkelijk te vergelijken. Wanneer je gaat kiezen voor een e-mailmarketingtool, hou je best rekening met onderstaande:

Mag je zomaar naar iedereen mailen? Helaas mag je niet zomaar naar iedereen mailen. De regels zijn in mei 2019 sterk verstrengd.

Je mag alleen mailen naar jouw bestaande klanten en naar mensen die zich via een specifieke opt-in hebben ingeschreven voor jouw mails. Een opt-in is een vakje dat je moet aankruisen waarbij je expliciet de toestemming geeft benaderd te worden via e-mails. Je dient ook heel transparant en duidelijk aan te geven welk type mails je gaat sturen en met welke frequentie. Het vakje moet expliciet aangevinkt worden door de ontvanger en mag niet reeds standaard aangevinkt staan.

In een B2B omgeving is de regelgeving iets minder streng. Hier mag je sowieso naar al jouw bestaande klanten mailen. Zij hoeven hier nergens voor ingetekend te hebben. Ook mag je naar algemene emailadressen van bedrijven zoals contact@am-to-pm.info of info@bedrijf.be mailen, maar niet . Wel dien je er voor te zorgen dat ze altijd de mogelijkheid hebben om zich uit te schrijven van de mails door een opt-out.

Van zodra het e-mailadres persoonlijker wordt, zoals chloe@am-to-pm.info mag je enkel mailen mits deze expliciete persoon de toestemming heeft gegeven via een opt-in.

Je bent ook steeds verplicht om contacten transparant te informeren over de hoe hun persoonsgegevens verwerkt worden.

Iedereen heeft het recht op vergeten te worden. Je bent dan verplicht alle gegevens van die persoon te verwijderen.

Koop nooit e-mailadresssen aan. Laat jouw adressenlijst op een natuurlijke manier groeien met mensen die oprecht geïnteresseerd zijn in wat je te vertellen en te bieden hebt.

Het opbouwen van jouw mailinglijst vergt tijd. Laat je adressenlijst groeien door:

Wanneer je je mailinglijst wilt laten groeien, zorg je best dat je niet te veel gegevens vraagt, maar enkel dat wat je echt nodig hebt. Mensen haken af wanneer ze te veel persoonlijke informatie tegelijk moeten geven.

Bij een tweede download kan je dan andere informatie vragen, waardoor je op de duur wel voldoende gegevens hebt. Gegevens waar je nooit iets mee gaat doen, vraag je best gewoon niet.

De aanvullende gegevens zijn interessant om te segmenteren. Wil je bijvoorbeeld een mail sturen naar alle verantwoordelijken aankoop bij overheidsgebouwen, dan is het interessant te weten in welke sector mensen actief zijn en welke functie ze daar hebben. Aan een geboortedatum of fysiek adres heb je dan geen boodschap en vraag je best ook gewoon niet.

Heb je een (web)shop en wil je al jouw klanten een verjaardagskaartje en klein cadeautje sturen, dan heb je juist wel een fysiek adres en geboortedatum nodig. Maar heb je niet zo veel aan functie en sector. Dit betekent dus dat je voor je je mailinglijst laat groeien al eens moet nadenken over de strategie erachter.

Je kan mensen ook overtuigen om in te tekenen op jouw mailinglijst door hen een voordeel aan te bieden:

Wees niet teleurgesteld. Niet iedereen gaat jouw mail openen. Gemiddeld genomen heb je een openingspercentage van 15 tot 30%.

Klikken op links (bijvoorbeeld naar dat bepaald item in de shop, om zich in te schrijven voor een workshop, naar de bookingstool) bedragen gemiddeld slechts 2 tot 5%.

Ook heeft niet elke mailingcampagne dezelfde resultaten. Probeer wel zeker meer dan 30% opening te halen met de komende tips:

Mails werken, maar enkel goede mails. Slechte mails worden onmiddellijk naar de prullenbak geklasseerd. Of het nu om een acquisitiemail of nieuwsbrief gaat.

Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw mails wel gelezen en positief onthaald worden?

De juiste boodschap aan de juiste persoon

Mail niet gewoon naar iedereen tegelijk in jouw mailadres. Echt niemand zit te wachten op de zoveelste algemene mail waarvan je niet zeker weet of die wel voor jou bedoelt is.

Probeer dus gericht doelgroepen te definiëren met een gemeenschappelijk iets en pas jouw mail daaraan aan. Elke doelgroep heeft een specifiek probleem. Vertrek van het probleem en biedt hen een oplossing voor hun probleem waardoor het interessant is voor hen om verder te lezen.

Wek de interesse al in de titel

Zorg voor een titel/onderwerp die aanmoedigt om de mail te openen. Dit is misschien nog het moeilijkste. Mensen zijn nieuwsgierig, zorg er met je titel voor dat die nieuwsgierigheid geprikkeld wordt. Aanmoedigen kan ook door hen iets interessant te geven.

De inhoud en opmaak

Laat een email niet enkel uit een afbeelding bestaan, want meestal zijn de afbeeldingen niet onmiddellijk zichtbaar, waardoor het lijkt dat je een lege email hebt gestuurd.

Maak jouw emailbericht vooral boeiend, kort en krachtig. Stuur je wel een langere mail, zorg dan dat deze gemakkelijk diagonaal te lezen is, door subtiteltjes, bullet points of bepaalde woorden in het vet te zetten.

Trek de tone-of-voice door in jouw mails. Spreek jij klanten aan met “geachte” of met “hoi” of iets daar tussenin zoals “beste”? Probeer eenzelfde stijl door te trekken in al jouw communicaties: website, sociale media, mails. Hetzelfde geldt voor “je” of “u”.

Naast jouw tone-of-voice, probeer je ook jouw huisstijl door te trekken. Gebruik je bepaalde logo's, kleuren, lettertypes? Op alle kanalen dezelfde stijl hanteren, zorgt voor merkconsistentie en betere herkenbaarheid.

Vergeet de call-to-action niet. Maak deze duidelijk door middel van een knop en niet gewoon een zinnetje in de tekst. Mensen hebben nood dat je hen duidelijk vertelt wat je precies van hen verwacht. Probeer aan te zetten tot actie in jouw mail en link dan ook naar de desbetreffende pagina waar de actie plaatsvindt.

Dit is een no-brainer, maar helaas toch belangrijk te vermelden: Lees jouw mail na voor je op verzenden duwt. Met de meeste tools kan je een testmail versturen. Controleer niet enkel de spelling, maar ook of alle actieknoppen werken.

Bekijk ook even hoe jouw mail er mobiel uitziet. 50% van de mensen lezen hun mails mobiel. Tips voor een "mobilefriendly" opmaak:

Mail op het juiste tijdstip met de juiste frequentie

Verstuur niet te veel mails. Onze mailboxen lopen nu al over. Het is ook beter om slechts af en toe een mail te sturen maar met inhoud waar (potentiële) klanten iets aan hebben, dan dagelijks een mail te sturen waar mensen niets aan hebben. Dan haken ze ook gewoon af en schrijven ze zich al heel snel uit.

Volg jouw statistieken op en probeer te analyseren wat werkt en wat niet werkt voor jouw doelgroep. De resultaten van je campagnes haal je uit de mailingtool die je gebruikt, bijvoorbeeld Mailchimp. Hier kun je eenvoudig de resultaten bekijken en analyseren.

PRO TIP: rond 14u in de namiddag is het tijdstip dat mensen meestal hun mails lezen. Maar velen (marketeers) weten dit, dus dit is ook het tijdstip waar het meeste concurrentie is aan mails. Maandagochtend en vrijdagnamiddag lijken me ook niet ideaal, maar experimenteren is de boodschap!

Mailpakketten (zoals bv. Mailchimp) laten je ook toe om een A/B test uit te voeren en zo te weten te komen wat het beste verzendmoment is of welke titel tot een hogere open-rate leidde. Bij een A/B-test ga je 2 versies van je mail versturen, de ene mail naar een beperkt groepje a en de andere mail naar een beperkt groepje b. De software analyseert dan voor jou welke mail het beste resultaat opleverde en die stuur je dan naar de overgebleven mensen.

Blijf bereikbaar

Zorg dat mensen kunnen reageren. Niets zo vervelend dan een no-reply emailadres of een out of office te krijgen net na de mail!

Ook voeg je best jouw contactgegevens en social mediakanalen toe aan de mail. Meestal kan dit in "de voettekst". Zo weten kanten je gemakkelijk te bereiken.

Vergeet in de voettekst ook geen opt-out (uitschrijven) te voorzien. Dit is wettelijk verplicht.